상업등기 - 법인 등기 시 첨부자료 정리

상업등기 신청시 첨부서류?

 

상업등기 과정에서 가장 햇갈리는 부분이 두가지가 있습니다.

1) 이게 등기사항인가?

2) 무슨 자료를 제출(이하 "첨부자료")하여야 하는가? 

 

이번 글에서는 두번째 질문에 집중하여 등기신청 시 첨부자료에 대하여 설명드리려 합니다.

 

상업등기규칙은 제128조에서 주식회사의 등기 일반에 필요한 첨부서면에 관하여 규정하고 있고, 제129조 내지 제154조에는 주식회사의 각 등기별로 제출하여야 할 첨부서면을 개별적으로 규정하고 있습니다.

 

제128조(첨부정보에 관한 통칙) ① 정관의 규정, 법원의 허가, 총주주 또는 어느 주주나 이사의 동의가 없으면 효력이 없거나 취소할 수 있는 사항의 등기를 신청하는 경우에는 정관, 법원의 허가가 있음을 증명하는 정보, 총주주 또는 그 주주나 이사의 동의가 있음을 증명하는 정보를 제공하여야 한다. ② 주주총회, 종류주주총회, 이사회 또는 청산인회의 결의를 필요로 하는 등기를 신청하는 경우에는 그 의사록을 제공하여야 한다.

 

즉 규칙 제128조에 따르면, 효력의 전제가 되는 서류(정관, 법원의 허가 및  총주주동의서 등) 를 제출하여야 하고, 결의사항이 있는 경우 의사록(주주총회 의사록, 이사회 의사 및 청산인회의사록 등)을 제출하도록 되어 있습니다.

 

효력의 전제 서류

효력의 전제 서류로는 정관, 법원의 허가 및 총주주 동의서 등이 있다.

정관

정관을 첨부하여야 하는 경우(예시)	정관첨부과 불필요한 경우(예시)
1. 주주총회의 정족수에 관하여 달리 정하고 있는 경우(상법 제368조 제1항) 2. 본점 또는 그 인접지 이외의 장소를 주주총회 개최장소로 정한 경우(상법 제364조) 3. 이사회 소집기간을 단축하는 정함을 둔 경우(상법 제390조 제1항) 4. 신주발행 등에 관한 권한을 주주총회의 권한으로 정하고 있는 경우(상법 제416조, 제513조 제2항, 제516조 제2항) 5. 주주총회에서 대표이사를 선정하도록 정하고 있는 경우(상법 제389조 제1항) 6. 감사에 갈음하여 감사위원회를 설치한 경우(상법 제415조2) 7. 주주총회의 결의 또는 정관규정에 의해 공동대표규정을 설정,변경 또는 폐지한 경우 8. 명의개서대리인을 둔 경우(상법 제337조 제2항)	1. 새로운 이사의 취임등기 없이 기존 이사의 퇴임등기를 신청하거나, 기존 이사의 퇴임등기 없이 새로운 이사의 취임등기를 신청하는 경우 2. 소규모 주식회사의 특례에 따른 등기의 경우

 

 

법원의 허가서를 첨부하여야 하는 경우(예시)

1. 법원의 가처분 결정에 의하여 선임된 이사직무대행자가 임시주주총회를 소집해서 그 총회에서 상무에 속하지 않는 사항을 결의하여 등기를 신청하는 때(상법 제408조 제1항)
2. 모집설립시 또는 신주발행시 납입금의 보관자 또는 납입장소를 변경한 경우, 설립등기신청 및 증자등기신청(상법 제306조, 제425조 제1항)
3. 유한회사와 주식회사의 합병시(쌍법 제600조 제1항)
4. 유한회사가 주식회사로 조직을 변경하는 경우(상법 제607조 제1항, 제3항)

 

총주주 동의서

총주주의 동의가 없으면 효력이 없는 경우, 총주주의 동의서를 첨부하여야 합니다.

총주주 동의서는 주주 전원이 동의를 한 것을 분명히 하고 전원이 서명 또는 기명날인한 것이어야 하지만, 주주총회의사록상 주주 전원이 동의가 있다는 것이 기재되어 있는 때에는 그 의사록도 총주주 동의서로 보고 있습니다(상업선례 1-73)

 

 

결의사항 증명 서류

결의사항을 증명할 서류는 주주총회 의사록, 이사회 의사록 등이 있습니다.

주주총회 의사록

 사항에 관하여 주주총회 (종류주주총회를 포함합니다) 의 결의가 필요한 경우에는 신청서에 그 의사록을 첨부하여야 합니다(규칙 제128조 제2항).

주주총회의 의사록에는 의장과 이사가 기명날인 또는 서명하여야 하고(상법 제373조 제2항), 원본을 첨부하여야 합니다.

이때 날인하는 인감은 등기소에 제출하였거나 인감증명법에 따라 신고한 것이 아니어도 무관합니다.

또한 등기신청 시 공증인의 인증을 받아야 합니다(공증인법 제66조의2 제1항). 공증인의 인증시 공증인이 참석하여도 되지만 일반적으로 주주총회 의결한 자 중 그 의결에 필요한 정족수 이상의 자 또는 그 대리인의 촉탁을 받아 그 촉탁인으로부터 의사록의 내용이 진실에 부합하는지 여부를 설명하시면 되므로, 주주총회 시 미리 공증에 관한 촉탁을 받아두시면 좋습니다.

 

참고로 소집절차에 관한 사항은 의사록 기재사항이 아니므로 작성하시지 않으셔도 됩니다. 

소집절차에 관한 사항을 기재할 경우, 그 기재 만으로 소집절차의 하자가 드러날 때에는 등기관이 심사하여 등기를 거부할수 있습니다.

 

※서면결의 등의 경우

소규모 주식회사에서 주주 전원의 동의로 등기사항을 서면으로 결의하거나 주주 전원이 등기사항인 결의의 목적사항에 서면으로 동의한 경우 실질적인 주주총회가 이루어 질 수 없음에도 주주총회 의사록을 제출하여야 하는 지에 관하여는 다양한 견해가 대립한다.

그러나 현재 등기실무는 소규모 주식회사가 현실적인 주주총회를 개최하지 않고 서면결의 등의 절차를 거쳐 그에 따른 등기를 신청할 때에는 '총주주의 동의가 있음을 증명하는 정보'로서 1) 서면결의의 경우, 서면결의를 하는 것에 관한 주주 전원의 동의서 및 해당 결의요건을 충족하는 서면결의서에 각 주주가 인감증명법에 따라 신고한 인감을 날인하고 그 인감증명서를, 2) 서면동의의 경우에는 주주 전원의 서면동의서에 각 주주가 인감증명법에 따라 신고한 인감을 날인하고 그 인감증명서를첨부하여야 하며, 3) 서면 결의 등의 진정성을 보장하기 위하여 서면결의 등이 이루어질 당시의 대표자가 등기소에 제출한 인감을 날인한 주주명부를 첨부하여야 합니다.

 

 

 

이사회 의사록

등기할 사항에 관하여 이사회의 결의가 필요로 하는 경우에는 신청서에 그 결의에 관한 의사록을 첨부하여야 합니다.

이사회 의사록에는 의사의 안건, 경과요령, 그 결과, 반대하는 자와 그 반대이유를 기재하고 출석한 이사 및 감사가 기명날인 또는 서명하여야 합니다(상법 제391조의3 제2항).

결의에 관하여 특별한 이해관계가 있는 이사의 경우 결의에 참가할 수 없지만 회의에 출석하였다면 출석한 이사로서 기명날인 또는 서명을 하여야 합니다.  이때 날인하는 인감은 등기소에 제출하였거나 인감증명법에 따라 신고한 것이 아니어도 무관합니다.

그외 이사회 의사록은 원본이여야 하고, 공증인의 인증을 받아야 한다는 것 등은 주주총회 의사록과 같습니다.

 

 

기타

주식교환을 하면서 완전자회사가 되는 회사의 주주에게 일정한 금액을 지급하는 것으로 정하고 그 변경등기를 신청하는 때에는 최종의 대차대조표를 첨부하여야 하고, 상장회사의 경우 상장회사임을 증명하는 서면을 첨부하여야 합니다. 

 

 

 

[조의민 변호사]

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